Surat disebut resmi bukan semata-mata karena bahasanya terdengar kaku. Dalam pengertian bahasa resmi, komunikasi resmi mencakup perundang-undangan dan surat-menyurat dinas; komunikasi itu berkaitan dengan pelaksanaan fungsi suatu jabatan [1]. Karena itu, tujuan dan konteks pesan lebih berguna untuk diperiksa daripada kesan sopan atau formal saja.

Tujuan membantu menjelaskan fungsi pesan

Mulailah dengan menanyakan urusan apa yang dibawa surat: informasi apa yang disampaikan, hal apa yang diminta, atau persoalan apa yang perlu ditindaklanjuti. Lalu periksa apakah pesan itu berkaitan dengan fungsi jabatan. Hubungan dengan fungsi jabatan merupakan bagian penting dalam pengertian komunikasi resmi yang digunakan pada surat-menyurat dinas [1].

Pertanyaan tersebut adalah cara membaca isi, bukan tes baku untuk menetapkan status sebuah surat. Dalam membandingkannya dengan komunikasi sehari-hari, jangan hanya melihat apakah kalimatnya sopan. Periksa juga apakah pesan berkaitan dengan urusan yang dijalankan dalam kapasitas jabatan.

Unsur yang bisa diperiksa

• Tujuan pesan: tentukan informasi atau urusan yang menjadi pokok surat. Apakah surat menjelaskan sesuatu, menyampaikan pemberitahuan, atau meminta tindak lanjut?

• Konteks dan kapasitas: perhatikan fungsi jabatan yang terkait dengan komunikasi tersebut. Surat-menyurat dinas disebut sebagai salah satu bentuk komunikasi resmi yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi jabatan [1].

• Isi inti: tandai pesan utama dan hal yang diharapkan dari penerima. Ini membantu membedakan pokok administrasi dari ungkapan pengantar atau penutup.

• Bahasa: nilai pilihan kata sesuai dengan konteks pesan. Istilah bahasa resmi tidak hanya merujuk pada nada yang sopan; secara hukum, istilah itu juga dapat berarti bahasa yang memperoleh status khusus dari suatu negara, negara bagian, atau wilayah [1].

Susunan sebagai alur untuk memahami surat

Untuk menelaah isi, ikuti urutan yang sederhana: kenali konteksnya, tentukan tujuan, baca pesan utamanya, lalu perhatikan bahasa yang digunakan. Dengan alur ini, setiap unsur dapat dikaitkan dengan fungsi surat, bukan dinilai terpisah hanya dari bentuk kalimatnya.

Urutan tersebut merupakan kerangka pembacaan, bukan daftar komponen wajib untuk semua surat. Kutipan tentang bahasa resmi menjelaskan konteks komunikasi dan kaitannya dengan fungsi jabatan, bukan menetapkan satu format surat yang berlaku universal [1].

Membedakan fungsi dari kesan formal

Bahasa yang tertata dapat membuat pesan terasa formal, tetapi untuk memahami fungsi administratifnya, konteks tetap perlu diperiksa. Bahasa resmi digunakan dalam komunikasi resmi, termasuk surat-menyurat dinas, dan dikaitkan dengan pelaksanaan fungsi jabatan [1]. Maka, tujuan, kapasitas, isi, dan bahasa memberi petunjuk yang saling melengkapi tentang cara membaca pesan.

Sumber

• [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-03).